Gewerbe oder Kleinunternehmer bei der Vermietung

Ob Sie bei der Vermietung ein Gewerbe anmelden müssen, hängt vom Umfang Ihrer Leistungen ab. Reine Wohnraumüberlassung ist meist private Vermögensverwaltung. Bieten Sie hotelähnliche Leistungen wie regelmäßige Reinigung, Frühstück oder Rezeption an, kann ein Gewerbe vorliegen. Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer und gilt innerhalb gesetzlicher Grenzen.

Das ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Steuerliche Grenzwerte und Sätze ändern sich. Wo dieser Artikel keine Zahl nennt, ist das Absicht: Stand bei der zuständigen Stelle prüfen.

Private Vermögensverwaltung oder Gewerbe: Wo verläuft die Grenze?

Wer eine Wohnung langfristig an einen Mieter vergibt, erzielt in aller Regel Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Das gilt auch, wenn Sie mehrere Wohnungen besitzen. Sie verwalten Ihr eigenes Vermögen, ein Gewerbe ist dafür nicht nötig.

Bei Monteurzimmern, Ferienwohnungen und kurzfristiger Vermietung wird es schwieriger. Entscheidend ist, ob Ihre Tätigkeit über die bloße Überlassung der Räume hinausgeht. Als Hinweise auf ein Gewerbe gelten typischerweise:

• Zusatzleistungen wie bei einem Hotel: regelmäßige Zimmerreinigung während des Aufenthalts, Frühstück oder Verpflegung, Wäschewechsel im Takt, eine Rezeption oder ständige Erreichbarkeit vor Ort.
• Kurzfristige Gästewechsel: Je häufiger die Gäste wechseln und je mehr Sie organisieren, desto eher gleicht der Betrieb einem Beherbergungsbetrieb.
• Organisation wie ein Unternehmen: Eigene Buchungsabwicklung, Werbung, Personal, mehrere Einheiten mit einheitlichem Auftritt.
• Größe des Betriebs: Viele Zimmer oder Betten unter einem Dach sprechen eher für einen Betrieb als eine einzelne Wohnung.

Keiner dieser Punkte entscheidet für sich allein. Das Finanzamt betrachtet immer das Gesamtbild im Einzelfall. Wenn Sie eine Wohnung vermieten und den Gästen nur Schlüssel, Bettwäsche und Endreinigung zur Verfügung stellen, liegen Sie anders als jemand, der täglich Zimmer richtet und Frühstück anbietet.

Praktischer Tipp: Schreiben Sie auf, welche Leistungen Sie tatsächlich erbringen. Das hilft Ihnen, die Einordnung mit dem Steuerberater zu besprechen, und es hilft bei Rückfragen des Finanzamts.

Wie sieht das bei Monteurzimmern aus?

Monteure bleiben meist mehrere Wochen oder Monate. Viele Vermieter stellen eine möblierte Wohnung bereit, der Gast kocht und wäscht selbst. Das spricht eher für eine einfache Überlassung. Erweitern Sie das Angebot um regelmäßige Zwischenreinigung, tägliche Erreichbarkeit oder Verpflegung, nähert es sich einem Beherbergungsbetrieb. Ob das Finanzamt in Ihrem Fall ein Gewerbe annimmt, kann Ihnen niemand allgemein zusagen. Hintergründe zum rechtlichen Rahmen finden Sie im Ratgeber Kurzzeitvermietung: rechtlicher Rahmen.

Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung oder Gewerbebetrieb

Der Unterschied wirkt sich an mehreren Stellen aus. Die folgende Tabelle gibt eine Orientierung. Sie ist vereinfacht und ersetzt keine Prüfung Ihres Falls.

Frage	Vermietung und Verpachtung	Gewerbebetrieb
Einkunftsart	Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung	Einkünfte aus Gewerbebetrieb
Ermittlung	Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten	Gewinn aus Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben
Steuererklärung	in der Regel mit der Anlage V	in der Regel mit der Anlage G
Gewerbeanmeldung	nicht nötig	nötig
Gewerbesteuer	fällt nicht an	kann anfallen, Freibetrag beachten
Buchführung	einfache Aufzeichnungen genügen meist	Gewinnermittlung, je nach Größe Bilanz
Kammerbeitrag	nicht	kann anfallen, Befreiungen möglich

Ob eine Tätigkeit gewerblich ist, entscheidet das Finanzamt. Die Anmeldung beim Gewerbeamt allein macht aus privater Vermietung noch keinen Gewerbebetrieb. Umgekehrt schützt es Sie nicht, wenn Sie nichts anmelden, obwohl die Tätigkeit gewerblich ist. Dann drohen Nachzahlungen.

Wie funktioniert die Gewerbeanmeldung?

Wenn Sie sich für ein Gewerbe entscheiden oder es aufgrund Ihrer Leistungen anmelden sollten, sieht der Ablauf allgemein so aus:

1. Anmeldung beim Gewerbeamt der Stadt oder Gemeinde, in der der Betrieb liegt. Je nach Kommune online oder vor Ort. Die Gebühr unterscheidet sich von Ort zu Ort, bitte beim Gewerbeamt erfragen.
2. Meldung ans Finanzamt: Das Gewerbeamt informiert das Finanzamt, das Ihnen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung schickt. Diesen füllen Sie in der Regel über ELSTER aus. Hier geben Sie auch an, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen.
3. Weitere Stellen: Je nach Fall folgt die Meldung an die Industrie- und Handelskammer, den Beitrag und eventuelle Befreiungen prüfen Sie dort.

Kleingewerbe ist übrigens kein Steuerbegriff. Wer von Kleingewerbe spricht, meint meist ein Gewerbe mit geringem Umfang. Steuerlich gelten dieselben Regeln wie für jedes andere Gewerbe, mit eigenen Erleichterungen in einzelnen Bereichen.

Gewerbe oder Kleinunternehmer: Umsatzsteuer und die 7-Prozent-Regel

Die Umsatzsteuer ist der Teil, der Vermieter in der Praxis am meisten beschäftigt.

Beherbergung und Wohnraumvermietung

• Die langfristige Vermietung von Wohnraum ist grundsätzlich umsatzsteuerfrei.
• Die kurzfristige Beherbergung von Gästen ist dagegen umsatzsteuerpflichtig. Dafür gilt in der Regel der ermäßigte Satz von 7 Prozent. Weitere Leistungen wie Frühstück oder Reinigung können anders behandelt werden.
• Wo die Grenze zwischen kurzfristig und langfristig verläuft und wie Aufenthalte von mehreren Monaten zu behandeln sind, sollten Sie mit dem Steuerberater klären. Stand bei der zuständigen Stelle prüfen.

Für Firmenkunden ist wichtig: Eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer ermöglicht der Firma den Vorsteuerabzug. Mehr dazu im Ratgeber Rechnung an die Firma mit Mehrwertsteuer.

Kleinunternehmerregelung: Nur wenn Sie die Grenzen sicher kennen

Mit der Kleinunternehmerregelung weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und führen sie nicht ab. Das klingt einfach, hat aber Folgen:

• Sie dürfen auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen darauf hinweisen, dass Sie die Regelung nutzen.
• Sie können selbst keine Vorsteuer aus Ihren Ausgaben ziehen. Wer renoviert und möbliert, verzichtet damit auf eine Entlastung.
• Ihre Firmenkunden können keine Vorsteuer abziehen. Manche Unternehmen bevorzugen deshalb Anbieter mit Umsatzsteuerausweis.
• Es gelten Umsatzgrenzen, die sich in der Vergangenheit geändert haben und sich wieder ändern können. Überschreiten Sie die Grenze, endet die Regelung, mit Folgen für die Rechnungen.

Aktuelle Grenzbeträge und die Frage, ob die Regelung für Ihre Konstellation sinnvoll ist, klären Sie mit dem Steuerberater oder dem Finanzamt. Rechnen Sie nicht aus dem Gedächtnis oder nach älteren Quellen.

Gewerbesteuer: Der Grundsatz

Gewerbesteuer ist eine Steuer der Gemeinde auf Gewerbebetriebe. Sie fällt nur an, wenn ein Gewerbebetrieb vorliegt. Reine Vermietung im Rahmen der Vermögensverwaltung ist nicht gewerbesteuerpflichtig.

Für Einzelunternehmer gibt es einen Freibetrag, unterhalb dessen keine Gewerbesteuer zu zahlen ist. Die Höhe des Freibetrags und der Hebesatz Ihrer Gemeinde sollten Sie beim Finanzamt oder bei der Stadt prüfen. Die Gewerbesteuer kann auf die Einkommensteuer teilweise angerechnet werden. Wie weit, rechnet Ihnen der Steuerberater vor.

Zusätzlich kann bei Übernachtungen in manchen Städten eine örtliche Steuer wie die Beherbergungssteuer anfallen. Einen Vergleich der NRW-Städte finden Sie im Ratgeber Beherbergungssteuer in NRW.

Buchführung: Was Sie aufbewahren und aufzeichnen müssen

Ob private Vermietung oder Gewerbe: Ohne saubere Belege geht es nicht.

• Einnahmen: Mietzahlungen, Kautionen getrennt, Rechnungen und Zahlungsnachweise.
• Ausgaben: Reinigung, Wäsche, Energie, Internet, Reparaturen, Versicherungen, Abschreibung der Möbel.
• Trennung: Ein eigenes Konto für die Vermietung erleichtert die Aufzeichnung enorm.
• Aufbewahrung: Belege müssen für gesetzliche Fristen aufbewahrt werden. Die genauen Fristen prüfen Sie beim Steuerberater oder Finanzamt.

Bei einem Gewerbe ermitteln Kleinbetriebe ihren Gewinn häufig durch eine einfache Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben. Ab bestimmten Größen kann eine Bilanzierungspflicht entstehen. Die Schwellen ändern sich, bitte beim Steuerberater erfragen.

Wann Sie einen Steuerberater brauchen

Pflicht ist ein Steuerberater nicht. Eine einmalige Beratung zu Beginn spart aber oft mehr, als sie kostet. Sinnvoll ist sie vor allem in diesen Fällen:

• Sie bieten Zusatzleistungen an und wissen nicht, ob Ihre Vermietung noch private Vermögensverwaltung ist.
• Sie möchten Umsatzsteuer ausweisen oder die Kleinunternehmerregelung nutzen und die Folgen für Ihre Firmenkunden verstehen.
• Sie vermieten mehrere Einheiten oder mehrere Zimmer in einem Haus.
• Sie besitzen die Immobilie gemeinsam mit anderen oder in einer Gesellschaft.
• Sie haben bereits Einnahmen erzielt, ohne die Einordnung geklärt zu haben.

Typische Fehler bei Vermietern

Aus Gesprächen mit Vermietern und aus den Fragen, die bei der Vermietung an Firmen immer wieder auftauchen, ergeben sich einige wiederkehrende Stolperstellen:

• Einnahmen nicht erklärt. Auch private Vermietung ist steuerpflichtig. Wer Einnahmen aus Monteurzimmern nicht angibt, riskiert Nachzahlungen und Zinsen.
• Rechnung mit Umsatzsteuer, aber ohne Anmeldung. Wer Umsatzsteuer ausweist, muss sie auch abführen. Das setzt voraus, dass Sie beim Finanzamt entsprechend erfasst sind.
• Kleinunternehmer ohne Hinweis. Wer die Regelung nutzt, muss das auf der Rechnung kenntlich machen. Fehlt der Hinweis oder steht trotzdem Umsatzsteuer drauf, entstehen Probleme.
• Umfang der Leistungen unterschätzt. Ein zusätzlicher Frühstücksservice oder regelmäßige Zimmerreinigung wirkt harmlos, kann aber die Einordnung ändern.
• Keine Trennung der Konten. Wer private und geschäftliche Zahlungen mischt, verliert bei einer Prüfung schnell den Überblick.

Keiner dieser Punkte ist schwer zu vermeiden. Er braucht nur ein Gespräch vor dem ersten Gast und nicht erst nach dem ersten Schreiben vom Finanzamt.

Checkliste: Das klären Sie vor dem Start

• Welche Leistungen biete ich den Gästen tatsächlich an, und welche bewusst nicht?
• Wie lange bleiben die Gäste in der Regel, und wie oft wechseln sie?
• Habe ich die Einordnung als Vermögensverwaltung oder Gewerbe mit dem Steuerberater besprochen?
• Soll ich Umsatzsteuer ausweisen, und kennen meine Firmenkunden die Folgen?
• Ist die Kleinunternehmerregelung für mich sinnvoll, und kenne ich die aktuellen Grenzen sicher?
• Habe ich ein eigenes Konto und eine saubere Belegablage eingerichtet?
• Sind Erlaubnis des Vermieters oder der Eigentümergemeinschaft, Bauvorschriften und Versicherung geklärt?

Wie geht es weiter?

Ob Gewerbe oder nicht, hängt von Ihrem Modell ab. Wie Sie Ihre Wohnung rechtlich und praktisch an Monteure vermieten, erklärt der Ratgeber Monteurwohnung vermieten. Wenn Sie lieber nur einen Vertragspartner haben und die Gästebetreuung abgeben möchten, finden Sie das Modell der gewerblichen Anmietung unter Wohnung an eine Firma vermieten.

Sie überlegen, Ihre Wohnung für Monteure bereitzustellen, und möchten die Möglichkeiten vergleichen? Auf der Seite Vermieten bei HammerZimmer stellen wir die beiden Modelle vor, Festmiete und Partnerprogramm. Schreiben Sie uns, wir erklären Ihnen den Ablauf. Die steuerliche Einordnung klären Sie mit Ihrem Steuerberater.