Rechnung für Monteurunterkunft: MwSt, Pflichtangaben, Firma

Die Unterkunft ist gebucht, das Team ist vor Ort, die Arbeit läuft. Dann kommt die Rechnung, und die Buchhaltung schickt sie zurück: Umsatzsteuer falsch, Firmenanschrift fehlt, Leistungszeitraum unklar. Solche Rückläufer kosten Zeit auf beiden Seiten. Dieser Artikel erklärt, wie eine Rechnung für eine Monteurunterkunft aussehen muss, welche Steuersätze gelten und was aus Sicht des Arbeitgebers bei der Reisekostenabrechnung zu beachten ist.

Ein Hinweis vorweg: Dieser Text erklärt die Grundlagen, ersetzt aber keine steuerliche Beratung. Bei Zweifelsfällen ist der Steuerberater der richtige Ansprechpartner.

7 Prozent oder 19 Prozent: Welcher Steuersatz gilt

Die Vermietung von Wohn- und Schlafräumen zur kurzfristigen Beherbergung von Fremden unterliegt in Deutschland dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 Prozent. Die Grundlage ist § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG. Monteurzimmer und Monteurwohnungen fallen darunter, solange die Unterkunft auf eine vorübergehende Nutzung ausgelegt ist. Als Faustregel gilt eine Dauer bis zu sechs Monaten, entscheidend ist aber die Absicht beider Seiten bei Vertragsschluss, nicht der einzelne Aufenthalt.

Der ermäßigte Satz gilt nur für die Beherbergung selbst und die Leistungen, die unmittelbar dazugehören. Dazu zählen üblicherweise:

• die Überlassung des Zimmers oder der Wohnung
• Bettwäsche und Handtücher
• Reinigung der Räume
• Strom, Wasser, Heizung

Nebenleistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, unterliegen dem Regelsteuersatz von 19 Prozent, auch wenn sie mit der Übernachtung zusammen abgerechnet werden. Dieses sogenannte Aufteilungsgebot steht ausdrücklich im Gesetz. Typische Beispiele:

• Parkplatz oder Stellplatz für den Transporter
• Frühstück und sonstige Verpflegung
• Nutzung von Telefon oder bezahlten Fernsehangeboten
• Wäscheservice für die Kleidung der Gäste, soweit er separat angeboten wird

Für Frühstück und Verpflegung gilt eine Besonderheit: Zum 1. Januar 2026 wurde der Steuersatz für Speisen in der Gastronomie auf 7 Prozent gesenkt, Getränke bleiben bei 19 Prozent. Wie Beherbergungsbetriebe das Frühstück seitdem genau aufteilen, sollte mit dem Steuerberater geklärt werden, Stand prüfen. Bei Monteurunterkünften spielt das in der Praxis eine kleine Rolle, weil Frühstück selten angeboten wird. Der Parkplatz dagegen ist der Klassiker: Wird er separat berechnet, steht er mit 19 Prozent auf der Rechnung.

Für die Buchhaltung bedeutet das: Eine korrekte Rechnung über eine Monteurunterkunft kann zwei Steuersätze enthalten. Das ist kein Fehler, sondern gesetzlich so vorgesehen.

Was ist mit Kleinunternehmern?

Viele private Vermieter nutzen die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Seit 2025 gilt sie, wenn der Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen. Für die Firma heißt das: Die Rechnung ist in Ordnung, aber es gibt keine Vorsteuer. Bei größeren Teams und längeren Einsätzen ist das ein spürbarer Kostenunterschied gegenüber einem Anbieter mit Umsatzsteuerausweis. Wer für die Firma bucht, sollte das vorher klären.

Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG

Damit die Firma die Vorsteuer ziehen kann und der Beleg bei einer Prüfung anerkannt wird, muss die Rechnung die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten:

1. vollständiger Name und Anschrift des Vermieters
2. vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers, also der Firma
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Vermieters
4. Ausstellungsdatum
5. fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
6. Art und Umfang der Leistung, zum Beispiel "Beherbergung, 2 Personen, Einzelbetten, Zimmer 3"
7. Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung, bei Unterkünften also die Nächte von bis
8. Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
9. Steuersatz und Steuerbetrag je Position
10. Hinweis auf eine Steuerbefreiung, falls zutreffend, zum Beispiel bei Kleinunternehmern

Für Beträge bis 250 Euro brutto reicht nach § 33 UStDV eine Kleinbetragsrechnung mit weniger Angaben. Bei Monteurunterkünften kommt das praktisch nicht vor, weil schon eine Woche für eine Person über dieser Grenze liegt.

Zusätzlich sinnvoll bei Monteurunterkünften

Über die gesetzlichen Pflichtangaben hinaus erleichtern folgende Angaben die Arbeit der Buchhaltung und die Zuordnung zu Projekten:

• Namen der untergebrachten Mitarbeiter
• Kostenstelle, Projektnummer oder Bestellnummer der Firma
• Anzahl der Nächte je Person
• Adresse der Unterkunft
• bei Verlängerungen der Bezug zur ursprünglichen Buchung

Diese Punkte kann der Disponent bei der Buchung gleich mitgeben. Bei HammerZimmer fragen wir Kostenstelle und Namen vor der ersten Rechnung ab, damit die Rechnung beim ersten Mal passt.

Sammelrechnung: eine Rechnung statt vieler

Bei einem Team von sechs Leuten über acht Wochen entstehen schnell Dutzende Einzelbelege. Eine Sammelrechnung fasst mehrere Personen und Zeiträume in einem Dokument zusammen. Das ist zulässig, solange jede Position für sich nachvollziehbar ist: Wer war wann wo untergebracht, zu welchem Preis, mit welchem Steuersatz.

Üblich sind Abrechnungen pro Monat oder pro Kalenderwoche. Für die Firma ist wichtig, dass der Rhythmus zur eigenen Buchhaltung passt. Manche Unternehmen brauchen Monatsrechnungen bis zum dritten Werktag des Folgemonats, andere wollen wöchentlich abrechnen, damit die Kosten dem Bauabschnitt zugeordnet werden können. Das lässt sich am Anfang mit dem Anbieter festlegen. Mehr dazu, wie wir mit Firmen arbeiten, steht auf der Seite für Firmenkunden.

Bei Zu- und Abgängen im Team, also wenn Kollegen wechseln, sollte die Sammelrechnung die einzelnen Nächte je Person ausweisen. Pauschale Angaben wie "6 Personen, 30 Nächte" reichen nicht, wenn tatsächlich unterschiedliche Personen unterschiedlich lange da waren.

E-Rechnung: was sich seit 2025 ändert

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen können, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, kommt stufenweise: Ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Bis dahin sind PDF-Rechnungen weiterhin zulässig. Für Disponenten ist das insofern relevant, als die eigene Buchhaltung ab 2027 vermutlich strukturierte Formate bevorzugt. Wer heute einen Anbieter auswählt, kann gleich fragen, ob E-Rechnungen möglich sind.

Vorsteuerabzug aus Sicht der Firma

Ist die Firma zum Vorsteuerabzug berechtigt, kann sie die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Voraussetzungen:

• Die Rechnung ist auf die Firma ausgestellt, nicht auf den Mitarbeiter.
• Alle Pflichtangaben sind enthalten.
• Die Unterkunft dient dem Unternehmen, also der Auswärtstätigkeit der Mitarbeiter.
• Die Rechnung liegt im Original vor, digital oder auf Papier.

Ein häufiger Fehler: Der Monteur bucht und zahlt selbst, die Rechnung lautet auf seinen Namen, und er reicht sie zur Erstattung ein. Der Vorsteuerabzug ist dann für die Firma nicht möglich, weil sie nicht Leistungsempfänger ist. Wenn der Arbeitgeber die Vorsteuer nutzen will, muss die Buchung im Namen der Firma erfolgen und die Rechnung an sie adressiert sein. Deshalb lohnt es sich, dass der Disponent bucht oder der Monteur ausdrücklich im Namen der Firma auftritt.

Wichtig ist auch die Aufbewahrung. Rechnungen sind Buchungsbelege. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde 2025 auf acht Jahre verkürzt, die genaue Anwendung auf den Einzelfall sollte der Steuerberater bestätigen.

Reisekostenabrechnung aus Arbeitgebersicht

Die Unterkunft eines Mitarbeiters auf Montage ist eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Für den Arbeitgeber ergeben sich daraus einige Punkte:

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten können dem Mitarbeiter in tatsächlicher Höhe gegen Beleg steuerfrei erstattet werden. Bucht und bezahlt die Firma direkt, fällt dieser Schritt weg, es entsteht kein Arbeitslohn. Das ist der einfachste Weg und bei Monteurunterkünften der Normalfall.

Eine zeitliche Grenze gibt es bei sehr langen Einsätzen an derselben Tätigkeitsstätte: Nach 48 Monaten sind Unterkunftskosten nur noch bis zu 1.000 Euro im Monat als Werbungskosten beziehungsweise steuerfreie Erstattung anerkannt. Für übliche Montageeinsätze von Wochen oder Monaten spielt das keine Rolle.

Verpflegungsmehraufwand

Für Verpflegung gibt es gesetzliche Pauschalen, die nach Abwesenheitsdauer gestaffelt sind. Die Pauschalen gelten an derselben Tätigkeitsstätte nur für die ersten drei Monate. Bei Unterbrechungen von mindestens vier Wochen beginnt die Frist neu. Die aktuellen Beträge sollten beim Bundesministerium der Finanzen oder beim Steuerberater geprüft werden, weil sie sich ändern können.

Wird ein Frühstück gestellt und vom Arbeitgeber bezahlt, ist die Verpflegungspauschale anteilig zu kürzen. Da Monteurunterkünfte meist ohne Frühstück sind, entfällt dieser Punkt in der Regel.

Fahrtkosten

Fahrten zwischen Unterkunft und Einsatzstelle sind Teil der Auswärtstätigkeit und können nach Reisekostengrundsätzen erstattet werden. Bei Firmenfahrzeugen entfällt die Frage.

Was der Disponent für die Abrechnung braucht

Damit die Reisekostenabrechnung sauber läuft, sollte zu jedem Einsatz dokumentiert sein:

• Einsatzort und Zeitraum
• Namen der Mitarbeiter
• Rechnung der Unterkunft mit Leistungszeitraum
• Zuordnung zu Projekt oder Kostenstelle

Wenn die Unterkunftsrechnung diese Angaben schon enthält, spart das der Verwaltung einen Arbeitsschritt.

Beherbergungssteuer auf der Rechnung

In einigen Städten in Nordrhein-Westfalen wird zusätzlich eine kommunale Beherbergungs- oder Übernachtungssteuer erhoben. Sie wird in der Regel vom Vermieter auf den Gast umgelegt und erscheint als eigene Position auf der Rechnung. Umsatzsteuerlich zählt sie zum Entgelt, es fällt also Umsatzsteuer auch auf diesen Anteil an. Welche Städte betroffen sind und was das für die Kalkulation heißt, steht im Ratgeber Beherbergungssteuer in NRW.

Checkliste für die Buchung

Vor der Buchung einer Monteurunterkunft für die Firma sollten diese Fragen beantwortet sein:

• Stellt der Anbieter Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer aus, oder ist er Kleinunternehmer?
• Kann die Rechnung auf die Firma lauten, mit Kostenstelle und Namen der Mitarbeiter?
• Ist eine Sammelrechnung möglich, und in welchem Rhythmus?
• Werden Parkplatz oder andere Nebenleistungen separat mit 19 Prozent ausgewiesen?
• Wie werden Verlängerungen und vorzeitige Abreisen abgerechnet?
• Gibt es die Rechnung als PDF oder E-Rechnung?

Wer diese Punkte vorab klärt, bekommt eine Rechnung, die die Buchhaltung beim ersten Durchgang akzeptiert. Für Teams in Leverkusen, Köln und Düsseldorf finden Sie unsere Unterkünfte unter Monteurzimmer Leverkusen.