Gast zahlt nicht: Vorbeugen und richtig reagieren

Wenn ein Gast oder Monteur nicht zahlt, gehen Vermieter am besten in dieser Reihenfolge vor: freundliche Zahlungserinnerung, schriftliche Mahnung mit klarer Frist, gerichtliches Mahnverfahren oder Anwalt. Wichtiger als jede Reaktion ist die Vorbeugung mit Vorkasse, Rechnung an die Firma, Kaution und schriftlichem Vertrag. Hausrecht und Zurückbehaltung nur mit rechtlicher Beratung.

Wer Monteurzimmer, Monteurwohnungen oder Ferienwohnungen vermietet, erlebt früher oder später, dass eine Rechnung offen bleibt. Das ist ärgerlich, aber meist lösbar, wenn Sie vorbereitet sind. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie das Risiko senken und was Sie bei Zahlungsausfall tun. Das ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Konkrete Fristen und Kosten hängen vom Einzelfall ab und sind hier bewusst nicht genannt.

Vorbeugen: Zahlungsausfall gar nicht erst entstehen lassen

Die meisten Probleme lassen sich vor der Anreise lösen. Diese Maßnahmen wirken besonders gut:

Maßnahme	Wirkung	Hinweis
Vorkasse	Sie haben das Geld vor der Anreise	Bei Einzelpersonen und unbekannten Kunden besonders sinnvoll
Anzahlung	Teilabsicherung, Bindung des Gastes	Rest vor Anreise oder bei Ankunft
Rechnung an die Firma	solventer Vertragspartner, saubere Buchhaltung	Firma als Vertragspartner im Vertrag nennen
Kaution	Absicherung für Schäden und offene Posten	Höhe angemessen und schriftlich vereinbart
Kurze Bonitätsprüfung	Hinweise auf Zahlungsfähigkeit	Handelsregister, Firmenwebsite, Auskunft
Schriftlicher Vertrag	klare Fristen und Beweise	Zahlungsziel eindeutig nennen

Vorkasse und Anzahlung

Wer vor Anreise zahlen lässt, vermeidet das Problem zuverlässig. Bei Privatpersonen und kurzen Aufenthalten ist Vorkasse üblich. Bei längeren Aufenthalten kann eine Anzahlung mit laufender Zahlung, etwa wöchentlich oder monatlich im Voraus, sinnvoll sein. Vorkasse für Monteurzimmer lässt sich im Vertrag und auf der Buchungsbestätigung klar festhalten. Lassen Sie den Gast erst einziehen, wenn die vereinbarte Zahlung eingegangen ist.

Rechnung an die Firma statt an den Einzelnen

Bei Monteuren zahlt meist der Arbeitgeber. Schließen Sie den Vertrag deshalb mit der Firma, nicht mit dem einzelnen Monteur, und adressieren Sie die Rechnung an das Unternehmen. Dann haben Sie einen Schuldner mit Geschäftsbetrieb und eine Buchhaltung, die Rechnungen bearbeitet. Wie eine korrekte Rechnung aussieht, steht im Ratgeber Rechnung an die Firma. Verlangen Sie bei neuen Kunden die Firmendaten schriftlich, dazu gehören Name, Rechtsform, Anschrift, Ansprechpartner und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Bonität prüfen

Eine kurze Prüfung kostet wenig Zeit. Schauen Sie, ob die Firma im Handelsregister eingetragen ist, ob die Website und die Anschrift stimmig sind, ob die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gültig ist und ob Sie über andere Vermieter oder Portale Erfahrungen finden. Bei größeren Beträgen lohnt eine Auskunft über eine Wirtschaftsauskunftei. Bei neuen Kunden kann ein kürzerer Zahlungsrhythmus sinnvoll sein, den Sie später verlängern.

Kaution

Eine Kaution deckt Schäden und offene Posten teilweise ab. Sie muss angemessen sein, im Vertrag stehen und nach Abreise abgerechnet werden. Die strengen Regeln des Wohnraummietrechts zur Mietkaution gelten bei der vorübergehenden Beherbergung nicht in gleicher Weise. Wie hoch eine Kaution sein darf, klären Sie im Zweifel rechtlich. Eine Kaution ersetzt aber keine Vorkasse, sie ist nur ein Puffer. Wie Sie sie in den Vertrag aufnehmen, steht in der Klauselcheckliste im Ratgeber Beherbergungsvertrag für Monteurzimmer.

Was tun, wenn der Gast nicht zahlt?

Bleiben Sie ruhig, sachlich und schriftlich. Diese Schritte haben sich bewährt:

1. Nachsehen. Ist die Zahlung wirklich ausgeblieben, oder ist sie nur noch nicht verbucht? Hat der Gast die Rechnung überhaupt erhalten?
2. Zahlungserinnerung. Eine freundliche Nachricht per E-Mail mit Rechnungsnummer, Betrag und Zahlungsziel. Viele Fälle lösen sich hier, weil die Rechnung schlicht untergegangen ist.
3. Mahnung. Bleibt die Zahlung aus, schicken Sie eine schriftliche Mahnung mit klarer Frist. Nennen Sie, was passiert, wenn die Frist ungenutzt verstreicht.
4. Letzte Mahnung. Eine zweite Mahnung kann folgen, in der Sie das gerichtliche Mahnverfahren ankündigen.
5. Mahnbescheid oder Anwalt. Wenn alles nichts nützt, beantragen Sie einen Mahnbescheid oder beauftragen einen Anwalt.

Wann der Schuldner in Verzug gerät, regelt § 286 BGB. Unter Unternehmern kann Verzug unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne Mahnung eintreten, etwa wenn ein Zahlungsziel nach dem Kalender festgelegt ist. Mit welcher Frist Sie mahnen und ab wann Verzugszinsen anfallen, sollten Sie im Einzelfall prüfen oder rechtlich klären lassen. Wir nennen hier bewusst keine festen Fristen oder Beträge.

Mahnung richtig formulieren

Eine gute Mahnung ist kurz und enthält:

• Bezug auf Rechnung, Datum und Betrag
• Hinweis, dass die Zahlung bisher nicht eingegangen ist
• eine klare Frist mit Datum
• Ihre Bankverbindung
• die Ankündigung des nächsten Schritts

Bleiben Sie sachlich. Drohungen, Beleidigungen und Fristen unter Druck bringen Sie in Beweisnot. Verschicken Sie Mahnungen so, dass Sie den Zugang später belegen können, zum Beispiel per E-Mail mit Lesebestätigung und zusätzlich per Brief.

Der gerichtliche Mahnbescheid, grob erklärt

Der Mahnbescheid ist ein vereinfachtes Verfahren für Geldforderungen. Sie stellen den Antrag beim zuständigen Mahngericht, meist online. Das Gericht prüft den Antrag nur formal, nicht inhaltlich, und stellt den Bescheid dem Schuldner zu. Der Schuldner hat nun drei Möglichkeiten: zahlen, widersprechen oder nichts tun. Zahlt er nicht und widerspricht nicht, können Sie einen Vollstreckungsbescheid beantragen, mit dem Sie die Forderung durchsetzen können. Widerspricht er, wird die Sache streitig und läuft vor dem zuständigen Gericht weiter. Welche Fristen gelten und welche Kosten entstehen, sollten Sie vor dem Antrag beim Mahngericht oder bei einem Anwalt erfragen. Der Mahnbescheid ist nur sinnvoll, wenn die Forderung eindeutig belegt ist und die Gegenseite tatsächlich zahlen kann.

Hausrecht und Zurückbehaltung: nur mit großer Vorsicht

Wenn der Gast noch in der Unterkunft wohnt und nicht zahlt, sind viele Vermieter versucht, Schlösser zu tauschen, Strom abzustellen oder Gepäck zurückzuhalten. Davon raten wir dringend ab, ohne vorher rechtlichen Rat eingeholt zu haben.

• Aussperren und Räumung auf eigene Faust können als verbotene Eigenmacht gelten und Schadenersatzansprüche auslösen.
• Strom, Wasser und Heizung abstellen kann ebenfalls Ansprüche des Gastes begründen.
• Zurückhalten von Gepäck und Arbeitsgerät ist rechtlich heikel. Das Gesetz kennt unter bestimmten Voraussetzungen ein Pfandrecht des Beherbergers, die Voraussetzungen und Grenzen sind aber eng. Stand und Anwendung im Einzelfall prüft ein Anwalt.
• Hausrecht bedeutet nicht, dass Sie jede Maßnahme ergreifen dürfen. Es gibt Ihnen vor allem das Recht, Störer zu verweisen, nicht, Forderungen selbst durchzusetzen.

Die vorsichtige Linie lautet: Sprechen Sie mit dem Gast, setzen Sie schriftlich Fristen, holen Sie rechtlichen Rat und lassen Sie im Zweifel den Anwalt handeln. Ein vermiedener Fehler spart mehr als jede schnelle Aktion.

Sonderfall: Der Gast ist schon abgereist

Ist der Gast abgereist und die Rechnung offen, fällt der Druck der laufenden Belegung weg, und das Verfahren ist übersichtlicher. Prüfen Sie zuerst, ob Kaution oder Anzahlung noch vorliegen, und rechnen Sie transparent ab: Rechnungsbetrag, geleistete Zahlung, einbehaltene Kaution, Rest. Behalten Sie nur ein, was Sie belegen können, zum Beispiel einen dokumentierten Schaden mit Fotos. Danach folgen Erinnerung, Mahnung und gegebenenfalls Mahnbescheid wie oben. Bei Firmen lohnt sich vor der Mahnung ein Anruf in der Buchhaltung, weil dort oft nur eine Freigabe, eine Bestellnummer oder eine Kostenstelle fehlt.

Zahlungsbedingungen: Orientierung für den Vertrag

Folgende Punkte sollten in Vertrag oder Buchungsbestätigung stehen:

• Zahlungsziel mit konkretem Datum statt „zeitnah“
• Zahlungsweise und Bankverbindung
• Vorkasse oder Anzahlung, falls vereinbart
• Höhe und Rückgabe der Kaution
• Folgen bei verspäteter Zahlung
• Rechnungsempfänger mit vollständigen Firmendaten

Eine einfache Formulierung als Orientierung: „Der Rechnungsbetrag ist bis zum im Vertrag genannten Datum auf das angegebene Konto zu überweisen. Bei Zahlungsverzug behält sich der Vermieter die gesetzlichen Rechte vor.“ Die genaue Fassung sollten Sie von einem Anwalt prüfen lassen.

Dokumentation: Beweise sichern

Im Streit gewinnt, wer belegen kann. Sammeln Sie von Anfang an:

• Buchungsbestätigung oder Vertrag mit Unterschrift
• Rechnung und Nachweis, dass sie zugestellt wurde
• Zahlungsübersicht mit Datum und Betrag
• Erinnerungen und Mahnungen mit Zustellnachweis
• Schriftverkehr mit Gast und Firma, auch Chat und E-Mails
• Übergabeprotokoll mit Fotos bei Einzug und Auszug
• Notizen zu Telefonaten mit Datum und Inhalt

Ordnen Sie die Unterlagen nach Gast und Zeitraum. Dann können Sie sie bei Mahnantrag oder Anwalt schnell übergeben.

Wann ein Anwalt sinnvoll ist

Ein Anwalt lohnt sich spätestens in diesen Fällen:

• die Forderung ist hoch
• der Gast bestreitet Leistung oder Höhe
• Schäden in der Wohnung sind im Streit
• der Gast wohnt noch in der Unterkunft und zahlt nicht
• ein Mahnbescheid wurde zugestellt und der Schuldner hat widersprochen
• es geht um eine ausländische Firma

Fragen Sie vorab nach den Kosten. Bei kleinen Forderungen kann es sinnvoll sein, den Aufwand und den möglichen Erlös gegeneinander abzuwägen.

Risiko ganz abgeben: Festmiete statt eigenes Inkasso

Wer die Vermietung an Monteure nicht selbst steuern und kein Zahlungsrisiko tragen will, kann die Wohnung zu einer festen Monatsmiete an einen Betreiber geben. Dann trägt der Betreiber das Risiko, dass ein Gast oder eine Firma nicht zahlt, und Sie erhalten die vereinbarte Miete. Mehr dazu auf der Seite Wohnung vermieten. Wenn Sie lieber selbst vermieten, finden Sie die rechtlichen Grundlagen im Ratgeber Monteurwohnung vermieten.

Zusammenfassung

Zahlungsausfall lässt sich nicht ausschließen, aber stark begrenzen: Vorkasse oder Anzahlung, Vertrag mit der Firma, Kaution und eine kurze Prüfung des Auftraggebers wirken gut. Wenn doch einmal Geld fehlt, gehen Sie schriftlich und in Stufen vor, von der Erinnerung über die Mahnung bis zum Mahnbescheid. Sperren Sie niemanden aus und halten Sie keine Sachen zurück, ohne rechtlich beraten zu sein.

Nächster Schritt

Sie möchten Ihre Wohnung vermieten, ohne selbst Rechnungen hinterherzulaufen? Sprechen Sie mit uns über die Festmiete oder das Partnerprogramm. Alle Infos finden Sie unter Wohnung vermieten, den direkten Weg zu uns über den Kontakt.