Unterkunft auf Montage absetzen: Das gilt steuerlich

Du kannst die Unterkunft auf Montage in der tatsächlichen Höhe steuerlich geltend machen, wenn du auswärts tätig bist und dein Arbeitgeber sie nicht steuerfrei erstattet. Meist zählt sie dann zu den Werbungskosten. Die Verpflegung ist dagegen nur als Pauschale absetzbar, und am selben Einsatzort in der Regel nur für drei Monate.

Wer auf Montage fährt, hat doppelte Kosten: Die Wohnung zu Hause läuft weiter, dazu kommen Unterkunft, Verpflegung und Fahrten am Einsatzort. Ob und wie viel davon steuerlich zählt, hängt vor allem an einer Frage: Bist du auswärts tätig, oder hast du am Einsatzort eine erste Tätigkeitsstätte? Dieser Artikel erklärt die Unterschiede, die Dreimonatsfrist, welche Belege helfen und was dein Arbeitgeber steuerfrei erstatten kann. Er richtet sich an Arbeitnehmer. Das ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Auswärtstätigkeit oder doppelte Haushaltsführung: Welche Regel gilt für dich?

Für Monteure kommen steuerlich meist zwei Konstellationen infrage. Sie führen zu unterschiedlichen Regeln.

	Auswärtstätigkeit	Doppelte Haushaltsführung
Typische Lage	Wechselnde Einsatzorte, befristete Montagen	Dauerhafte Arbeit an einem Ort fern vom Wohnort
Erste Tätigkeitsstätte	Keine am Einsatzort	Ja, am Beschäftigungsort
Eigener Hausstand nötig	Nein	Ja, am Lebensmittelpunkt
Unterkunft	Tatsächliche Kosten	Tatsächliche Kosten, mit einer Obergrenze pro Monat
Verpflegung	Pauschale, in der Regel drei Monate pro Einsatzort	Pauschale, in der Regel drei Monate nach Bezug der Zweitwohnung
Heimfahrten	Fahrtkosten je nach Fall	Familienheimfahrten, in der Regel eine pro Woche

Bei Monteuren trifft meist die Auswärtstätigkeit zu. Du arbeitest an Einsatzorten, die der Arbeitgeber vorgibt, und bist ihnen nicht dauerhaft zugeordnet. Eine doppelte Haushaltsführung kommt eher infrage, wenn du fest an einem Standort eingesetzt wirst, dorthin umziehst oder dir dort eine Zweitwohnung nimmst, und gleichzeitig deinen Lebensmittelpunkt woanders behältst. Welche Konstellation vorliegt, entscheidet am Ende das Finanzamt anhand der Tatsachen. Im Zweifel lässt du es vom Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein prüfen.

Was ist die erste Tätigkeitsstätte?

Die erste Tätigkeitsstätte ist der Dreh- und Angelpunkt. Nach unserem Kenntnisstand ist das eine ortsfeste betriebliche Einrichtung deines Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines Dritten, der du dauerhaft zugeordnet bist. Die Zuordnung erfolgt durch den Arbeitgeber, zum Beispiel im Arbeitsvertrag oder per Anweisung.

Dauerhaft heißt dabei sinngemäß: unbefristet, für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses oder über einen langen Zeitraum, nach unserem Kenntnisstand länger als 48 Monate. Wichtig für Monteure: Eine befristete Montage von Wochen oder Monaten begründet in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte. Die Baustelle ist dann nur ein Einsatzort, und du bist auswärts tätig.

Das verändert die steuerliche Behandlung deutlich. Ohne erste Tätigkeitsstätte sind Fahrten zum Einsatzort Reisekosten statt Entfernungspauschale, und die Unterkunft am Einsatzort gehört zur Auswärtstätigkeit. Hast du dagegen eine erste Tätigkeitsstätte, etwa weil du fest dem Werk eines Kunden zugeordnet bist, gelten für Fahrten und Unterkunft andere Regeln. Frag deinen Arbeitgeber, wo deine erste Tätigkeitsstätte laut Vertrag liegt oder ob du keine hast. Das steht oft im Arbeitsvertrag oder in einer Einsatzvereinbarung.

Welche Unterkunftskosten kannst du absetzen?

Bei einer Auswärtstätigkeit kannst du die Übernachtungskosten nach unserem Kenntnisstand in der tatsächlichen Höhe ansetzen, wenn sie beruflich veranlasst und belegt sind. Dazu zählen in der Regel:

• der Preis für das Zimmer oder die Wohnung
• Nebenkosten, die in der Unterkunftsrechnung enthalten sind
• Endreinigung, wenn sie in der Rechnung steht
• Kaution nur, soweit sie nicht zurückgezahlt wird

Nicht dazu zählen private Zusatzkosten wie Verpflegung, die in der Rechnung enthalten ist. Frühstück oder ähnliche Mahlzeiten werden bei der Verpflegung berücksichtigt, nicht bei der Unterkunft, deshalb sollte die Rechnung sie getrennt ausweisen. Bei einer doppelten Haushaltsführung gilt nach unserem Kenntnisstand für die Unterkunft eine Obergrenze von 1.000 Euro pro Monat. Ob das aktuell noch so ist, solltest du bei Finanzamt oder Steuerberater prüfen.

Wichtig: Absetzen kannst du nur, was dir niemand erstattet hat. Zahlt dein Arbeitgeber die Unterkunft oder erstattet er sie steuerfrei, darfst du sie nicht noch einmal geltend machen. Ob du etwas absetzen kannst, hängt auch davon ab, ob du mit allen Werbungskosten über den Arbeitnehmer-Pauschbetrag kommst, den das Finanzamt ohnehin berücksichtigt.

Wenn du selbstständig bist, ändert sich die Systematik: Dann sind die Unterkunftskosten in der Regel Betriebsausgaben. Auch das klärst du mit dem Steuerberater.

Verpflegung: Pauschale und Dreimonatsfrist

Für Verpflegung rechnet das Steuerrecht nicht mit den tatsächlichen Kosten, sondern mit Pauschalen, die von der Dauer der Abwesenheit abhängen. Nach unserem Kenntnisstand gelten derzeit 14 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden und 28 Euro bei 24 Stunden Abwesenheit, an An- und Abreisetagen mit Übernachtung jeweils 14 Euro. Diese Werte können sich ändern, prüfe sie vor der Steuererklärung bei der zuständigen Stelle.

Dazu kommt die Dreimonatsfrist: Bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ist die Verpflegungspauschale nach den ersten drei Monaten nicht mehr ansetzbar. Das gilt für die Verpflegung, nicht für die Unterkunft. Nach unserem Kenntnisstand beginnt die Frist neu, wenn die Tätigkeit an diesem Ort mindestens vier Wochen unterbrochen war. Als Unterbrechung zählen nur echte Abwesenheiten von der Tätigkeitsstätte, nicht ein einzelnes freies Wochenende.

Das heißt für dich: Auf einer langen Montage an einem Ort endet der Abzug für Verpflegung nach etwa drei Monaten, die Unterkunftskosten bleiben dagegen in der tatsächlichen Höhe ansetzbar. Das gilt in dieser Form für die Auswärtstätigkeit. Bei der doppelten Haushaltsführung gelten eigene Regeln, auch bei der Frist.

Fahrtkosten und Heimfahrten

Für Fahrten gelten je nach Konstellation andere Regeln. Bei einer Auswärtstätigkeit sind Fahrten zwischen Unterkunft und Einsatzort sowie Fahrten zwischen Wohnung und Einsatzort Reisekosten. Bei der doppelten Haushaltsführung sind in der Regel Familienheimfahrten ansetzbar, nach unserem Kenntnisstand eine pro Woche. Beträge für Kilometer und Entfernungspauschale ändern sich, prüfe sie bei der zuständigen Stelle.

Rechenbeispiel: Vier Wochen Montage

Das folgende Beispiel soll zeigen, wie sich die Posten zusammensetzen. Alle Annahmen sind fiktiv und für die Rechnung gewählt. Es handelt sich nicht um ein Angebot und nicht um eine Steuerberechnung.

Annahmen:

• Auswärtstätigkeit, kein Erstattungsanspruch gegenüber dem Arbeitgeber
• vier Wochen, jeweils Montag bis Freitag am selben Einsatzort
• Übernachtung Montag bis Donnerstag, also 4 Nächte pro Woche
• Unterkunft 20 Euro pro Nacht (fiktiver Wert)
• Verpflegungspauschalen wie oben genannt, Stand prüfen

Posten	Rechnung	Summe
Unterkunft	16 Nächte mal 20 Euro	320 Euro
Verpflegung pro Woche	Montag 14 + Dienstag bis Donnerstag 3 mal 28 + Freitag 14	112 Euro
Verpflegung 4 Wochen	4 mal 112 Euro	448 Euro
Summe Unterkunft und Verpflegung		768 Euro

Fahrtkosten sind nicht enthalten. Ob und in welchem Umfang das steuerlich wirkt, hängt von deiner gesamten Steuererklärung ab, zum Beispiel davon, ob du mit allen Werbungskosten über den Pauschbetrag kommst.

Was kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten?

Statt dass du die Kosten in der Steuererklärung ansetzt, kann dein Arbeitgeber sie bei einer Auswärtstätigkeit unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei erstatten. Nach unserem Kenntnisstand betrifft das:

• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwand bis zu den Pauschalen
• Unterkunftskosten in tatsächlicher Höhe gegen Beleg

Zahlt er mehr, ist der Mehrbetrag Arbeitslohn. Viele Betriebe zahlen diese Erstattungen als Auslöse. Wie sich Auslöse, Spesen und Reisekostenerstattung unterscheiden und was dazu im Vertrag stehen sollte, steht im Ratgeber Auslöse Montage. Ob eine Pauschale ohne Einzelbeleg möglich ist und wie sie genau abgerechnet wird, klärst du mit dem Lohnbüro.

Der Vorteil für dich: Eine steuerfreie Erstattung über die Lohnabrechnung ersetzt die Erklärung in der Steuererklärung. Du bekommst das Geld direkt und musst es nicht über die Steuererklärung zurückholen. Der Vorteil für den Arbeitgeber: Er kann Unterkunft und Reisekosten als Betriebsausgaben ansetzen. Für Firmen, die Teams unterbringen, haben wir einen eigenen Bereich eingerichtet, siehe Firmenkunden.

Welche Belege helfen?

Das Finanzamt verlangt die Belege in der Regel nicht mit der Steuererklärung, kann sie aber auf Anfrage sehen wollen. Deshalb gilt: sammeln, ordnen, aufbewahren. Diese Unterlagen helfen:

• Rechnung der Unterkunft mit deinem Namen als Gast oder dem Namen deiner Firma
• Zeitraum, also An- und Abreisedatum, und Anschrift der Unterkunft
• Preis pro Nacht oder Monat, getrennt ausgewiesene Nebenkosten und Reinigung
• Name und Anschrift des Vermieters, bei Unternehmen mit Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausgewiesene Umsatzsteuer, wenn der Vermieter sie berechnet
• Zahlungsnachweis, am besten per Überweisung, damit der Kontoauszug den Betrag belegt
• Aufstellung deiner Einsatzzeiten und Einsatzorte, mit Datum, Ort und Abwesenheitsdauer
• Nachweis der Einsatzzuweisung, etwa Einsatzauftrag, E-Mail oder Auszug aus dem Arbeitsvertrag
• Erstattungen des Arbeitgebers, damit nichts doppelt angesetzt wird

Welche Angaben eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss, erklärt der Ratgeber Rechnung an die Firma: Umsatzsteuer bei Monteurunterkunft. Für kleine Rechnungen gelten nach unserem Kenntnisstand erleichterte Angaben, prüfe auch das bei der zuständigen Stelle.

Zwei praktische Tipps: Bitte den Vermieter, die Rechnung auf deinen Namen oder auf die Firma auszustellen, je nachdem, wer zahlt. Und bezahle nicht bar, wenn es sich vermeiden lässt. Ein Zahlungsnachweis ist beim Finanzamt hilfreich.

Häufige Fehler

• Doppelt abgesetzt: Der Arbeitgeber hat erstattet und du setzt es zusätzlich an.
• Verpflegung über die Frist hinaus: Nach drei Monaten am selben Ort fällt die Pauschale weg.
• Falsche Konstellation: Wer feste Zuordnung hat, kann nicht wie bei einer reinen Auswärtstätigkeit rechnen.
• Belege fehlen: Ohne Rechnung und Zahlungsnachweis wird es schwierig.
• Schätzungen statt Aufstellung: Besser ist eine Liste mit Tagen und Orten, die zu den Rechnungen passt.

Unterkunft für deine Montage

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